Microsoft word এর File Menu সম্পর্কে কিছু তথ্য জেনে নিন এবং শিখুন।

File Menu

মেনুবারের সর্বপ্রথম মেনু হচ্ছে File menu । এই মেনুটির মাধ্যমে কম্পিউটারে যে তথ্য উপাত্ত ইনপুট (টাইপ করা ) দেয়া হয় তা ভবিষ্যতে ব্যবহারের নিমিত্তে কম্পিউটারে (save ) সংরক্ষণ করা, (Save As ) সংরক্ষিত ফাইল পুনরায় ভিন্ন নামে সংরক্ষণ করা, (Open) সংরক্ষিত ফাইল পর্দায় বের করা , (Close ) পর্দায় দৃশ্যমান করা কোন ফাইল বন্ধ করা, কাগজে ছাপাতে চাইলে যে কাগজে প্রিন্ট করা হবে সে কাগজের পরিমাপ (Page Setup) নির্ধারণ  করা, (Print)প্রিন্ট করা, কোন ফাইলের সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন (Properties ) লেখা , সর্বোপরি চলমান  প্যাকেজ প্রোগ্রাম থেকে (Exit) বের হওয়ার জন্য File Menu খুবই  গুরুত্বপূর্ণ । আসুন File Menu এর প্রত্যেকটি কমান্ড সম্পর্কে বিস্তারিত জ্ঞানার্জন করি। 

New

How to Create a New Document in Ms. Word ?

Ms. Word  প্যাকেজ প্রোগ্রামে কাজ করার সময় চলমান  ডকুমেন্ট বন্ধ করার পর সেখানে আর কিছু লেখা  যায় না। তাই নতুন  কোন ডকুমেন্ট তৈরী করার প্রয়োজন  হয়। এ ক্ষেত্রে File Menu  তে ক্লিক করে New অপশনে ক্লিক করলে New  ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্স এর Blank Document এ ক্লিক করলে নতুন Editing Screen (লেখার পর্দা ) আসবে। এই নতুন Editing Screen এ পূর্বের মত যে কোন তথ্য টাইপ করা যাবে। 

Open

How to Open a file in Ms. Word ?

Microsoft word এ পূর্বে তৈরীকৃত ও কম্পিউটার  মেমোরীতে সংসক্ষণ করে রাখা কোন ফাইল Editing  Screen এ এনে তাতে পুনরায় লেখালেখির কাজ করতে চাইলে File Menu তে ক্লিক করে Open অপশনে ক্লিক করলে Open ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্স এর Look In লিষ্ট বক্সের নিচে পূর্বের তৈরীকৃত সকল ফাইলের সূচী দেখা যায় । সেখাস থেকে আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলটি সিলেক্ট করে open বাটনে ক্লিক করলে আপনার নির্বাচিত ফাইলটি  Editing Screen – এ আসবে। 

Close

How to Close a File in Microsoft Word ?

Microsoft Word এ কাজ করার সময় চলমান ডকুমেন্ট বন্ধ করতে চাইলে File Menu তে ক্লিক করে Close অপশনে ক্লিক করলে ফাইলটি সবশেষ লেখালেখিৃর পর কম্পিউটারে Save ( সংরক্ষণ ) করা থাকলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বন্ধ হয়ে যাবে। আর সেইভ করা না থাকলে সেইভ করার জন্য Microsoft Word নামে একটি ছোট ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সে এই বার্তাটি প্রদশিত হবে Do yor want to save the changes you made to Document ? অর্থাত কম্পিউটার আপনার কাছে জানতে চাচ্ছে ফাইলটি সেইভ করবেন কিনা? সেইভ করতে চাইলে Yes বাটনে ক্লিক করে ফাইলটি সেইভ করে নিতে হবে । আর No বাটনে ক্লিক করলে ফাইলটি সেইভ না করে Close হয়ে যাবে। Cancel বাটনে ক্লিক করলে ডায়ালগ বক্সটি পর্দা সরে যাবে। 

Save

How to Save a File in Microsoft Word ?

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড  এ প্রয়োজনীয় তথ্য টাইপ করার  পর তা ভবিষ্যতে ব্যবহারের নিমিত্তে কম্পিউটার মেমোরীতে সংসক্ষণ করে রাখার জন্য File Menu তে ক্লিক করে save অপশনে ক্লিক করলে Save As ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের File Name বক্সে আপনার পছন্দনীয় যে কোন নাম টাইপ করে Save বাটনে ক্লিক করলে আপনার তৈরীকৃত তথ্য উক্ত নামে কম্পিউটারে সংরক্ষিত হবে। Save করা কোন ফাইলে পুনরায় কিছু লিখে Save কমান্ড প্রয়োগ করলে পূর্বের নামেই কম্পিউটারে সেইভ হতে থাকবে। এক্ষেত্রে পর্দায় কোন ডায়ালগ বক্স আসবে না। 

Save As

How to Use Save As Command ?

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের তৈরীকৃত ও পূর্বে কম্পিউটার মেমোরীতে সংরক্ষণ করে রাখা । কোন ফাইল ভিন্ন কোন নামে পুনরায় Save করতে চাইলে File Menu তে ক্লিক করে Save As অপশনে ক্লিক করলে Save as ডায়ালগ বক্স আসবে । উক্ত ডায়ালগ বক্সের File Name বক্সে পুনরায় আপনার পছন্দনীয় ভিন্ন কোন নাম টাইপ করে Save বাটনে ক্লিক করলে আপনার তৈরীকৃত তথ্য উক্ত নামে কম্পিউটারে পুনরায় সংসক্ষিত হবে। 

Save As HTML

How to Create a HTML file ?

HTML শব্দের পূর্ণ রূপ হচ্ছে Highper Text Markup Language সাধারণত World Wide Web এ কোন ডকুমেন্টকে Publish করার উদ্দেশ্যে আলাদা করে Save করাকে সংক্ষেপে HTML বলে । মনে রাখবেন যে ফাইলকে HTML হিসাবে সেইভ করতে চান সে ফাইলটি অবশ্যই সাধারণভাবে Save করে নেবেন । অন্যথায় পরবর্তীতে HTML করা ফাইলের তথ্য সঠিকভাবে পাবেন না। File মেনুতে ক্লিক করে Save As HTML অপশনে ক্লিক করলে পর্দায় Save As HTML ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের File Name বক্সে আপনার পছন্দনীয় কোন নাম টাইপ করে Save বাটনে ক্লিক করলে আপনার তৈরীকৃত তথ্য উক্ত নামে কম্পিউটারে HTML ফাইল হিসাবে সংরক্ষিত হবে। 

Save As Password

How to Save As Password File ?

সাধারণ নিয়মে ফাইল সংরক্ষণ করলে তা যে কেউ খুলে যথেচ্ছা  ব্যবহার করতে পারে । এক্ষেত্রে Password (গোপন সংকেত ) দিয়ে ফাইল  সংরক্ষণ  করলে অন্য কেউ উক্ত ফাইল খুলতে পারবেনা । এমনকি আপনি যদি নিজেই উক্ত গোপন সংকেত ভুলে যান তবে আপনিও উক্ত Password দেয়া ফাইল আর ওপেন করতে পারবেন না। সবোচ্চ ১৫ বর্ণের গোপন সংকেত দিয়ে ফাইল সংরক্ষণ করতে চাইলে File মেনুতে ক্লিক করে Save As অপশনে  ক্লিক করলে  পর্দায় Save As ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Option বাটনে ক্লিক করলে পর্দায় Save ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Password to open: এর নীচের টেক্সট বক্সে গোপন সংকেত টাইপ করে (যেমন: Serazy ) Ok বাটনে ক্লিক কররে পর্দায় Confirm Password ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সে পূর্বের দেয়া গোপন সংকেত নামটি (যেমন: Serazy ) পুনরাুয় টাইপ করুন । Ok বাটনে ক্লিক করে Save As ডায়ালগ বক্সে ফিরে আসুন। এখন উক্ত ডায়ালগ বক্সের File Name বক্সে আপনার পছন্দনীয় কোন নাম টাইপ করে Save বাটনে ক্লিক করলে আপনার তৈরীকৃত তথ্য উক্ত নামে কম্পিউটারে Password সহকারে সংরক্ষিত হবে। 

Version

How to use Versions Command ?

Microsoft Word এ কাজ করার সময় টাইপ করা, গ্রুপ দেখা , ফাইনাল করা ইত্যাদি পর্বে বা ধাপে আলাদা আলাদাভাবে সংরক্ষণ করে রাখার প্রয়োজন হতে পারে । এক্ষেত্রে File মেনুতে ক্লিক করে Versions অপশনে ক্লিক করলে পর্দায় Versions in Ms Word ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Save Now বাটন ক্লিক করলে Save Version ডায়ালগ বক্স আসবে । উক্ত ডায়ালগ বক্সের  Comment in Versions এর নিচের বক্সে আপনার তৈরীকৃত ডকুমেন্ট সম্পর্কে প্রয়োজনীয় পর্বের বা ধাপের নাম টাইপ করে Ok বাটনে ক্লিক করলে আপনার  তৈরীকৃত ডকুমেন্ট চলমান সময়, তারিখ ও আপনার প্রদত্ত পর্বের বা ধাপের  নামসহ আলাদাভাবে কম্পিউটারে সংসক্ষিত হবে। 

Page Setup

How to set Page Setup?

MS Word এ প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী করার পর তা কাগজে প্রিন্ট করার পূর্বে আপনি কি ধরনের কাগজে প্রিন্ট করার পূর্বে আপনি কি ধরনের কাগজে প্রিন্ট করবেন, কাগজের দৈর্ঘ্য ও প্রস্থ কত এবং কাগজের চারদিকে কতটুকু মার্জিন রাখবেন ইত্যাদি বিষয়ে বিস্তারিত অবগত হওয়াকে Page Setup বলে।

File মেনুতে ক্লিক করে  Page Setup অপশনে ক্লিক করলে পর্দায় Page Setup ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Margin টেব এ ক্লিক করে পৃষ্ঠার মার্জিন সেট করার জন্য Top (উপরে ) কত ইঞ্চি মার্জিন রাখবেন তা নিধারণ করুন । একইভাবে পৃষ্ঠার Buttom (নীচে), Laft (বামে) , Right (ডানে) কত ইঞ্চি মার্জিন রাখতে চান তা টাইপ করনি অথবা ডান  পাশির স্পিনারে ক্লিক করে নিধারণ করুন । অতপর Paper Size টেব এ ক্লিক করে পৃষ্ঠার Hieght (দৈর্ঘ্য), Width (প্রস্থ), কত ইঞ্চি হবে তা নিধারণ করুন । এখন দৈর্ঘ্যাকৃতির প্রিন্ট করতে চাইলে Portrait সিলেক্ট করুন । আর প্রস্থাকৃতির প্রিন্ট করতে চাইলে Landscape সিলেক্ট করুন । সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করলে আপনার নির্বাচন অনুসারে প্রিন্ট উপযোগী কাগজ কম্পিউটারে সেট হবে। 

Print Preview

How to See Print Preview ?

ডকুমেন্ট তৈরী করে Page Setup করার পর প্রিন্ট করার পূর্বে Page Setup এর ধরণ ধারণ কি রকম হল তা Screen এ দেখে নেয়াকে Print Preview বলে । File মেনুতে ক্লিক করে Print Preview অপশনে ক্লিক করলে Print Preview দেখা যাবে। কী-বোর্ড থেকে Esc কী অথবা Screen এ প্রদর্শিত টুলবারের Close বাটনে ক্লিক করলে Print Preview  থেকে Normal ডকুমেন্টে ফিরে আসা যাবে। 

Print

How to Print Your Document ?

Word এ তৈরীকৃত কোন ডকুমেন্ট কাগজে প্রিন্ট (ছাপাতে ) করতে চাইলে Fileমেনুতে ক্লিক করে Print অপশনে ক্লিক করলে পর্দায় Print ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সের Page Range থেকে All রেডিও  বাটন সিলেক্ট করলে আপনার তৈরীকৃত ডকুমেন্টে যতগুলো পৃষ্ঠা আছে তা প্রথম পৃষ্ঠায় কার্সার আছে একটার পর একটা প্রিন্ট করতে থাকবে। Current Page  সিলেক্ট করলে যে পৃষ্ঠায় কার্সার আছে শুধুমাত্র সেই পৃষ্ঠাটি প্রিন্ট করবে। Pages: সিলেক্ট করে যে সমস্ত পৃষ্ঠাগুলো প্রিন্ট করবেন সেই পৃষ্ঠার নম্বরগুলো কমা দিয়ে লিখুন। যেমন: ৩,৭,১১ অথবা মধ্যবতী কিছু পৃষ্ঠার রেইঞ্জ লিখুন যেমন: ৭-১১ । সবশেষে Ok বাটনে ক্লিক করলে আপনার নির্বাচন অনুসারে প্রিন্ট হতে থাকবে। 

How to Write Summary in your Document ?

Ms . Word এ তৈরীকৃত কোন ডকুমেন্টের Summary বা সারাংশ লিখতে চাইলে File মেনুতে ক্লিক করে Properties অপশনে ক্লিক করলে পর্দায় Properties ডায়ালগ বক্স আসবে। উক্ত ডায়ালগ বক্সে Summary টেব খোলা না থাকলে Summary টেব এ ক্লিক করে …. 

Title: বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটির একটি সুন্দর ও মনোজ্ঞ শিরোনাম দিন।

Subject: বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটি যে বিষয়ে টাইপ করেছেন সে বিষয়ের নাম টাইপ  করুর।

Author: বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটিতে লেখক হিসাবে আপনার নাম টাইপ করুন ।

Manager : বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটি যে কোম্পানীর জন্য তৈরী করেছেন সে কোম্পানীর ম্যানেজারের নাম লিখুন।

Company : বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটি যে কোম্পানীর জন্য তৈরী করেছেন সে কোম্পানীর নাম টাইপ করুন ।

Category : বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটির ধরণ সম্পর্কে কিছু লিখুন।

Key Words : বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটিতে মোট কতটি বর্ণ , কতটি শব্দ, কতটি লাইন আছে তা দেখার জন্য Statistic টেব এ ক্লিক করে দেখে নিন।

Comments: বক্সে আপনার তৈরীকৃত পর্দায় দৃশ্যমান ফাইলটি কেন তৈরী করেছেন? কি কাজে ব্যবহার করবেন ? কার নির্দেশে তৈরী করেছেন ? ফাইলটিতে কি কি তথ্য আছে ইত্যাদি বিষয়ে সংক্ষিপ্ত মন্তব্য লিখুন।

সবশেষে ok বাটনে ক্লিক করে ফাইলটি Save করা না থাকলে Save করে নিন ।

আর Save করা থাকলেও পুনরায়া ফাইল মেনুতে ক্লিক করে Save অপশনে ক্লিক করে আগের নামে save করতে হবে। অন্যথায় Summary হিসাবে যা লিখেছেন তা পরবর্তীতে পাবেন না । 

Exit

How to exit from Microsoft word ?

Ms. Word ডকুমেন্টে প্রয়োজনীয় কাজ সমাপ্ত করার পর। Ms. Word থেকে বের হতে চাইলে File এ ক্লিক করে Exit এ ক্লিক করলে ফাইলটি সবশেষ লেখালখির পর Save করা থাকলে Ms. Word থেকে বের হয়ে উইন্ডোজ ডেক্সটপ পর্দায় ফিরে আসবে। আর Save করা না থাকলে Save করার জন্য একটি মেসেজ আসবে Yes বাটনে ক্লিক করলে Save ডায়ালগ বক্স আসবে, তখন ফাইলটি Save করে নিতে হবে। আর No বাটনে ক্লিক করলে ফাইলটি Save না করে Ms. Word থেকে বের হয়ে যাবে । আর Cancel এ ক্লিক করলে Screen থেকে ডায়ালগ বক্সটি সরে যাবে।